Veel ondernemers hebben het gevoel altijd tijd tekort te komen. Een telefoontje hier, een mailtje daar, vergaderingen, afspraken, netwerken, het houdt niet op. Door je dag goed in te delen kun je efficiënter werken en meer bereiken. Dit noemen we timemanagement.
Zelf kreeg ik vroeger nog wel eens een verwijt als ik mijn werk niet af had. Ik kreeg dan standaard te horen dat ik dan maar harder moest werken. Maar mijn conclusie is nu, jaren later, een ietwat anders: ik werkte gewoon niet slim.
Je moet niet hard werken, maar slim. En daar is timemanagement voor nodig.
We komen als ondernemers altijd tijd tekort, maar hoe komt dat nu eigenlijk? Zijn wij echt zo onmisbaar als we ons voordoen? Nee. Een dikke vette ‘nee’ zelfs, ook al ervaar jij het zelf wellicht anders.
Het probleem is dat wij ons bezighouden met de verkeerde dingen op de verkeerde momenten. En het liefst met zoveel mogelijk verkeerde dingen tegelijkertijd.
Er zijn een aantal redenen te noemen waarom het verstandig is om aan de slag te gaan met timemanagement:
- je wordt vele malen productiever
- de kwaliteit van je werkzaamheden schiet omhoog
- je hebt geen onnodige stress meer door het gevoel dat je je werk niet af gaat krijgen
- de algehele werkdruk daalt.
Hoe los je het op?
Het is belangrijk om in te zien dat je veel effectiever werkt als je bepaalde zaken gaat structureren. Zelf heb ik een aantal zaken volledig uitbesteed, maar heb je geen budget voor een assistent, dan zullen de volgende tips je zeer zeker flink op weg helpen. Ik kan het weten, ik gebruik ze zelf ook ;-).
1. Ga werken met een longlist en shortlist
Het is wetenschappelijk bewezen dat een mens minder productief werkt, zodra hij/zij veel te doen heeft. Dus hoe meer men te doen heeft, hoe contraproductiever men gaat werken. Ik weet het, ons menselijk brein zit bijzonder in elkaar.
Zo los je dit op.
Maak één grote lijst met onderwerpen of taken die je moet doen de komende tijd. Met ‘de komende tijd’ bedoel ik de komende dagen of weken. Maak de lijst zo lang als je wilt en schrijf er wat mij betreft iedere dag nieuwe onderwerpen of taken bij. Zelf heb ik doorgaans een to do lijst van ca. twee á drie A4’tjes.
Maak nu aan het eind van iedere werkdag een lijstje met onderwerpen of taken voor de volgende werkdag. Je pakt drie tot vijf onderwerpen en alleen die cruciaal zijn voor de continuïteit en de groei van je business, of de directe tevredenheid van je klant.
Verder is het verstandig om je focus te leggen op één ding. Doe één ding tegelijk (vol toewijding), en rond het indien mogelijk direct af.
2. Blok vaste momenten voor je mailbox
Je kent het vast: *bleep!* Het is je mailbox. Je checkt je mailbox en ziet een mail van een klant. Je beantwoordt de e-mail en gaat weer verder met je werk. Ja, hoor: *bleep!* Een andere klant… *Bleep!* Nu is het een personeelslid of collega. *Tring!* De klant belt.
De boodschap is duidelijk. Het kost je veel tijd en haalt je uit je concentratie. Wist je dat het gemiddeld 15 minuten duurt voordat je weer volledig geconcentreerd bent?
Zelf check ik mijn mailbox op twee vaste momenten. Om elf uur’s ochtends en om vijf uur ’s middags. In beide gevallen neem ik ca. 45 á 60 minuten om alle mails te beantwoorden. Eerst de vragen van klanten en daarna de mails van potentiële klanten, leads of medewerkers.
3. Gebruik regels en filters in je e-mailprogramma
Als je een vaste onderwerpregel maakt voor een bepaalde groep collega’s die je in bepaalde situaties mailt, is het slim om een regel aan te maken.
Of als je bepaalde formulieren op je website gebruikt, automatiseer je de scheiding en sortering van deze e-mails in verschillende mappen. Een verademing kan ik je zeggen!
Hierdoor kun je bepaalde e-mails sneller in een vaste map terugvinden. ‘Regels’ heet dat in Outlook, ‘filters’ in Gmail en ‘slimme postbus’ bij Apple-computers.
4. Automatiseer je socialmedia zoveel mogelijk
Ik blok iedere maandag één uur af om mijn Facebook berichten voor de hele week in te plannen.
Zo worden ze automatisch geplaatst op cruciale tijdstippen. Het geeft geweldige exposure en wordt gedurende de week volledig automatisch afgehandeld.
Ook mijn tweets met titels en links naar blogartikelen worden automatisch verstuurd. Dit doe ik met de gratis WordPress plug in Tweetily.
Wil jij met mij delen hoe jij jouw werkdag indeelt? Graag! Reageer hieronder en laat mij ook van jou leren. Laat het mij ook weten als je timemanagement grote onzin vindt.
Nuttig artikel! Ik werk zeker met timemanagent alleen soms sluipt het multitasken er nog weleens in! Dit artikel herinnerd mij er weer aan;) meeste deed ik al maar nog niet mijn social media inplannen, dat ga ik nu doen!
Fijn dat je wat aan het artikel hebt gehad Natascha!
Groeten,
Maikel Latour
Dankjewel voor je reactie Natascha! Succes met implementeren!
Groeten,
Maikel Latour
Dank voor je reactie Natascha!
Groeten,
Maikel Latour
Leuk en nuttig blog! Ik combineer een baan in loondienst met een eigen bedrijf. Voor time management maakt dat eigenlijk weinig uit.
Ik begin ook aan het einde van de dag met een planning voor de volgende dag. Alle losse actiepunten verzamel ik in Remember The Milk. Ideeën en andere niet-actiepunten verzamel ik in Evernote.
Ik kies ervoor om maar 2 of 3 grote actiepunten (min. 1 uur of langer) op 1 dag te doen en de rest zijn kleinere acties en ruimte voor overleg en bijeenkomsten etc.
Om me te focussen gebruik ik de Pomodoro methode. Daarvoor gebruik ik de Google extension Strict Workflow, die blockt namelijk alle irrelevante sites in de tijd dat je aan het werk bent. Pop-ups heb ik zoveel mogelijk uitgezet. En StayFocusd is erg handig als je je tijd kan verliezen op internet. Je geeft aan op welke sites je je tijd verspilt en hoeveel tijd je er maximaal aan wilt besteden. Is je tijd op? Dan is die pagina de rest van de 24 uur niet meer toegankelijk.
Het enige dat (nog) niet te managen is, is mijn interesse voor 1.001 dingen en het altijd en overal kansen en mogelijkheden in zien 😉 (dus lang leve Evernote om dat allemaal te noteren!)
Leuk artikel.
Mijn aanpak is de helft van de tijd beschikbaar stellen die je denkt nodig te hebben, afspraken pas over twee maanden te maken en tijd in de agenda te claimen voor een mooie boswandeling.
Blijkt dat die helft na enige oefening nog steeds teveel is.
Alles went als je weet wat je wilt.
Hallo Maikel,
Je schrijft geweldige hapklare teksten. Je inspireert en motiveert. Dank je!
Paula, Brandpassion.nl
Time Management…heel belangrijk…en toch… Trap ik er weer in en werk ik “ook belangrijke” dingen (want daar zitten mensen op te wachten) eerst weg zodat ik daarna de rust heb aan mijn taken te werken. Met als gevolg dat ik langer dan een uur bezig ben en dus minder tijd overhoud. Als ik dan toch maar kort de tijd heb, kan ik beter nog even wat anders doen en schuift dat wat het meest belangrijk is (namelijk werken aan mijn bedrijf) naar de volgende week. Heb vanaf aankomende week telkens blokken ingepland waarbij ik met timer ga werken aan specifieke onderdelen (Marketing/Produkt/Admin). En uiteindelijk is het meest belangrijke dat ik bezig ben met bedrijf en minder tijd met andere dingen, of daar max 25 minuten voor timen. Email probeer ik inderdaad 2 keer per dag de tijd voor te nemen (en dan ook echt afhandelen, niet de keer daarna weer hetzelfde lezen). Social Media ritme gaat nog komen.